21 oktober 2021

Personeel in dienst nemen: 8 meestgestelde vragen

Inhoud

Je bent in eerste instantie vooral druk bezig geweest met het binnenhalen van voldoende omzet. En het promoten van je werk om nieuwe klanten binnen te halen. Maar nu gaan de zaken lekker. Je hebt het druk. Superdruk.

Door de drukte denk je eraan om iemand aan te nemen. De manieren waarop je dat kan doen vind je in onze vorige blog. Maar wat als je kiest voor eigen beheer? Dat betekent dat je werkgever gaat worden. De overgang van zelfstandig ondernemer naar werkgever is een grote stap. Als werkgever heb je bijvoorbeeld andere wet- en regelgeving waar je aan moet voldoen. Ook loop je meer risico op financieel gebied. Je kunt bijvoorbeeld niet zomaar van een medewerker af als hij of zij niet goed functioneert. En als het financieel iets minder gaat ben je nog steeds verantwoordelijk voor het salaris. Ook ben je verplicht om door te betalen bij ziekte. En dan heb je nog de ontslagvergoeding, de vergoeding die je aan je medewerker moet betalen als je het contract wilt beëindigen. Het is nogal wat.

Door gebrek aan tijd en misschien ook kennis twijfel je of je al het werk dat bij personeel komt kijken zelf moet gaan doen. Er is ook een andere optie: administratie en risico's uitbesteden. Om een goede afweging te maken of je personeel in eigen beheer wilt aannemen, hebben we een lijst gemaakt met de meestgestelde vragen van ondernemers. Daarbij geven we bondig antwoord. In werkelijkheid komt er meer bij kijken, want de antwoorden zijn afhankelijk van de omstandigheden. Heb je een specifieke vraag? Stel deze dan aan één van onze specialisten.

1. Ik neem voor het eerst iemand in dienst, wat moet ik regelen met de Belastingdienst?

Laten we heel praktisch beginnen. Toen je startte als ondernemer heb je je bij de Belastingdienst niet aangemeld als werkgever. Omdat je nu iemand in dienst wilt gaan nemen moet er een wijziging worden gedaan bij de Belastingdienst. Dit kan je doen via het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever‘.

2. Wat als ik geen werk voor mijn medewerker heb?

Je kunt in de arbeidsovereenkomst opnemen dat je onder voorwaarden in het eerste half jaar geen loon uitbetaalt wanneer er geen werk is. Na een half jaar verandert dit. Dan moet je volgens de Wet werk en zekerheid het gemiddeld aantal gewerkte uren van de laatste drie maanden uitbetalen, ook als je even geen werk hebt.

3. Moet ik een medewerker doorbetalen bij ziekte?

Voor je een medewerker in dienst neemt, maak je een keuze of je een verzekering wilt afsluiten voor ziekte van personeel. Je kunt ervoor kiezen om zelf risicodrager te zijn, in dat geval betaal je zelf wanneer je medewerker ziek wordt. De tweede optie is om dit te verzekeren via een willekeurige verzekeraar.

Als een medewerker een contract heeft voor onbepaalde tijd ben je bij ziekte 2 jaar verantwoordelijk voor de begeleiding en betaling. Bij een contract voor bepaalde tijd ben je verantwoordelijk voor de begeleiding en betaling zolang het contract duurt. Het is verplicht om zaken te doen met een gecertificeerde arbodienst. Na het aflopen van een contract voor bepaalde tijd gaat de medewerker in de Ziektewet.

4. Welke arbeidsovereenkomst bied ik mijn medewerker?

Om te bepalen welke arbeidsovereenkomst geschikt is, is het goed om jezelf af te vragen wat je nodig hebt. Wil je een medewerker langer aan je binden, wil je iemand flexibel in kunnen zetten of wil je juist met een mix daarvan werken?

Je hebt de keuze uit vier soorten arbeidsovereenkomsten:

1. Contract voor onbepaalde tijd

In een contract voor onbepaalde tijd, ook wel een vast contract genoemd, wordt geen einddatum afgesproken. Dit contract bied je als je overtuigd bent van de kwaliteiten van een medewerker en je deze persoon langer aan je wilt binden. Indien je een vast contract wilt beëindigen moet je een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV. Dit kan alleen bij bedrijfseconomische redenen of wanneer de medewerker al 2 jaar arbeidsongeschikt verklaard is. Alle andere redenen lopen via de kantonrechter, dit kan alleen met een goed dossier. Het is ook mogelijk om in goed overleg met de medewerker uit elkaar te gaan. Hiervoor moet je dan een beëindigingsafspraak maken in een vaststellingsovereenkomst.

2. Contract voor bepaalde tijd

In een contract voor bepaalde tijd leg je een begin- en einddatum vast. Een contract voor bepaalde tijd mag drie keer worden aangeboden, met een maximum van 3 jaar. Daarna heeft je medewerker recht op een vast contract. In het eerste contract kan je een proeftijd opnemen, dat contract moet dan wel langer dan 6 maanden duren. Voor contracten van 6 maanden of langer geldt dat je een medewerker 1 maand van tevoren moet informeren of het contract wel of niet wordt verlengd. Wanneer je dat niet of niet op tijd laat weten kan je medewerker een zogenaamde ‘aanzegboete’ claimen van maximaal 1 maandloon.

3. Nul-urencontract

In een nul-urencontract werkt een medewerker op oproepbasis. Uren kunnen per maand verschillen. Wanneer er geen werk is, hoef je geen loon te betalen. Een nul-urencontract kan een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd zijn. De regels voor het beëindigen of het verlengen zijn dus hetzelfde als voor arbeidsovereenkomsten voor bepaalde of onbepaalde tijd.

4. Min-maxcontract

Je kan een min-maxcontract bieden als je je medewerker flexibel wilt inzetten, dus bijvoorbeeld als je een piek hebt in de hoeveelheid werk. Je spreekt met elkaar een minimum aantal en een maximum aantal uren af in het contract. Zorg dat dit een realistische inschatting is. Het minimaal afgesproken uren betaal je altijd uit. Het maximale aantal uren betaal je alleen uit wanneer deze uren ook echt zijn gewerkt.

Voor alle contracten (behalve het nul-urencontract) geldt dat je in het contract het aantal te werken uren vastlegt. Als werkgever moet je deze uren altijd uitbetalen.

5. Wat kost een medewerker?

Als je iemand in dienst neemt betaal je uiteraard het salaris. Medewerkers hebben recht op het wettelijke minimumloon. Maar daarnaast krijg je ook met andere kosten te maken, zoals ziektekosten, scholing, vakantiegeld, dertiende maand, pensioen, verzekeringen, reiskosten, loonbelasting, vakantiedagen, bijzonder verlof en feestdagen. Kosten die medewerkers met zich meebrengen zijn flink. Je kan de stelregel aanhouden dat je bovenop het bruto salaris van een medewerker nog eens ongeveer 30% van het salaris aan premies en bijdragen betaalt. Dit is exclusief de kosten van bijvoorbeeld begeleiding en doorbetaling bij ziekte, verzekeringen, ontslagkosten en eventuele juridische kosten.

6. Wat heb ik te maken met cao’s?

Onderzoek als werkgever altijd of je gebonden bent aan een cao. Cao staat voor collectieve arbeidsovereenkomst. Hierin zijn afspraken over arbeidsvoorwaarden zoals loon, werktijden, toeslagen, vakantie, scholing en pensioen vastgelegd. Het kan zijn dat er afwijkende afspraken zijn vastgelegd in de cao van jouw branche waardoor punten uit dit artikel voor jou anders kunnen zijn. Je moet in contracten met medewerkers vermelden of er een cao van toepassing is. De regels in de cao gaan altijd voor, ook als er anders wordt vermeld in een contract. Voor advies over de cao kan je tegen een vergoeding lid worden van een branchevereniging uit jouw branche. Je kan dan bij een helpdesk terecht met vragen en kennis opdoen bij vakgenoten.

7. Regel ik zelf de administratie of laat ik dit doen?

Zelf de administratie doen was als zelfstandig ondernemer vast al een beetje een noodzakelijk kwaad. Met personeel in dienst wordt de administratie er niet minder op. Bijkomende administratie is loonadministratie. Hierbij zijn de loonstaat, loonstrook en jaaropgave het meest belangrijk. Voor de Belastingdienst moet je inzicht geven in de medewerkers en loonbetalingen. Administratie kost veel tijd, dus denk er goed over na of je dit zelf wilt doen of wilt uitbesteden. Je kan de financiële administratie bijvoorbeeld uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Verzeker jezelf er in dat geval van dat hij of zij verstand heeft van jouw cao.

8. Moet ik verzekeringen aanpassen en aanvragen?

De verzekering die je hebt als zelfstandig ondernemer is niet meer geschikt wanneer je werkgever wordt. Huidige verzekeringen moeten dus worden aangepast en nieuwe verzekeringen moeten worden afgesloten. Verzeker medewerkers bijvoorbeeld voor verzuim, ongevallen en aansprakelijkheid. Niet alle verzekeringen zijn verplicht. Laat jezelf goed informeren over de voor- en nadelen van verzekeringen om een goede afweging te kunnen maken.

Ook zijn werknemersverzekeringen voor iedere werkgever verplicht. Dit zijn de Werkloosheidswet, Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen, Ziektewet en WIA. Je betaalt hiervoor premie aan de Belastingdienst.

Hoe verder

Nu je weet wat erbij komt kijken als je personeel in eigen beheer wilt aannemen kan je jezelf de volgende vraag stellen: ‘Wil ik personeel in eigen beheer in dienst nemen?’. Of maakt het je juist onzeker en wil jij je tijd besteden aan je vak? In dat geval is het misschien een optie om met een payrollorganisatie of uitzendbureau te werken. Jij zorgt voor de dagelijkse aansturing en zij doen de rest. Neem contact met ons op om samen te kijken wat het advies is voor jouw specifieke situatie.

Vrijblijvend advies?

Afspraak maken personeelsoplossingen

Een goed gesprek met iemand die alles weet over personeelsoplossingen. Meer weten over de mogelijkheden en dienstverleningen of een aanbod vergelijken? Wij komen graag en vrijblijvend bij je langs.

Gerelateerd artikel

Blog: Personeel erbij, welke opties zijn er?
Denk jij als ondernemer na over het aannemen van jouw eerste medewerker? Dat kan op verschillende manieren met elk voor- en nadelen. Wij hebben alles over personeel aannemen uitgewerkt in een handig artikel.