Salarisadministratie: wat is het en hoe ga je ermee om?
Iedereen met personeel krijgt ermee te maken: salarisadministratie. Wat houdt het precies in? En is het verstandig om het in eigen beheer te houden of kun je het beter uitbesteden? In deze blog vertellen we je over de verplichtingen die bij salarisadministratie horen en de opties die je hebt om het uit handen te geven.
Wat is salarisadministratie?
Simpel gezegd is salarisadministratie het uitbetalen en bijhouden van salaris. Maar zo simpel als je in eerste instantie misschien denkt, is het niet. Er komt namelijk nogal wat bij kijken. Zo moet je bijvoorbeeld het nettoloon berekenen, loonstroken maken, op tijd aangifte doen en loonheffingen afdragen.
Voor een goede bedrijfsvoering is een overzichtelijke administratie essentieel. Niet alleen heb je daardoor zelf de kosten duidelijk, maar je bent ook in staat snel te handelen. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer uit dienst gaat en er een eindafrekening moet plaatsvinden. Met een goede salarisadministratie stel je eenvoudig vast hoeveel vakantiedagen en overuren de werknemer nog heeft staan en hoeveel vakantiegeld is gereserveerd. Dit helpt bij een soepele afhandeling. Ook voor het doen van belastingaangifte is het makkelijk als je alle benodigde informatie overzichtelijk hebt.
Salarisadministratie in 3 stappen
1. Het nettoloon berekenen
Voordat je het nettoloon kunt berekenen, moet je het brutoloon weten . Hiervoor kijk je naar de cao of de arbeidsvoorwaardenregeling die binnen jouw organisatie geldt. Om het nettoloon te bepalen pak je de kosten voor de werknemersverzekeringen, de bijdrage die de werknemer aan de pensioenpremie moet betalen en de loonheffingen. Het totaal van deze bedragen trek je van een brutoloon af en zo weet je welk bedrag je maandelijks netto overmaakt.
In principe is dit bedrag iedere maand hetzelfde. Toch moet je dit regelmatig controleren. Wijzigingen in pensioen- en cao-regels zijn namelijk van invloed op een salaris. Daarbij kan een werknemer recht hebben op een bonus of wil hij extra uren laten uitbetalen. In dat geval ontvangt hij die maand een hoger bedrag. Ook kan het zijn dat er wisselende reiskosten zijn. Dat soort uitzonderingen neem je dan mee in de maandelijkse betaling.
2. Een loonstrookje maken
Nadat je het nettoloon hebt berekend, maak je dit binnen de afgesproken periode over naar de werknemer . Met daarbij een begeleidend loonstrookje. Hierin leg je uit hoe het nettoloon tot stand is gekomen. Voor de werknemer is het wel zo prettig om de loonstrook op tijd te ontvangen zodat hij deze kan controleren op eventuele fouten.
Iedere ondernemer heeft zijn eigen loonstrook. Sommige doen het nog op papier, anderen leveren het digitaal aan. Ongeacht de vorm staat er een aantal onderdelen vast op. Dit is in te delen in 3 aparte onderdelen:
Algemene gegevens
Deze staan bovenaan de loonstrook en bevatten de gegevens van de werknemer zoals naam, personeelsnummer, geboortedatum en contractsoort. Daarnaast staan ook jouw bedrijfsgegevens bovenaan vermeld. Vergeet ook niet aan te geven over welke tijdsperiode de loonstrook gaat.
Berekening salaris
In dit gedeelte maak je overzichtelijk hoe het salaris is opgebouwd en uit welke onderdelen het bestaat. Daarbij laat je duidelijk de berekening van brutosalaris naar nettosalaris zien.
Reserveringen
Onderaan de loonstrook plaats je de reserveringen zoals het opgebouwde vakantiegeld en vrije uren. En je geeft aan welk bedrag (netto salaris) uiteindelijk op de rekening wordt gestort.
Hoewel het niet verplicht is bij iedere betaling een salarisstrook af te geven, doen de meeste werkgevers dit standaard toch. Wel is het verplicht om bij de 1e loonbetaling en iedere loonbetaling die anders is dan de vorige een loonstrook mee te sturen. Heb je dus iedere maand wisselende bedragen, dan moet je alsnog iedere maand een salarisstrook verstrekken.
3. Loonaangifte doen
Je hebt het nettoloon bepaald en het juiste bedrag overgemaakt naar de werknemer met begeleidend loonstrookje . Nu is het tijd voor de loonaangifte. Alle loonheffing die je hebt ingehouden op het salaris van de werknemer moet je namelijk afdragen aan de Belastingdienst. Het beste is om dit zo snel mogelijk te doen. Bij voorkeur binnen een maand na de verloning. Maar zorg in ieder geval dat je zowel de aangifte als de betaling binnen het daarvoor gestelde tijdvak doet. De Belastingdienst heeft uiterste aangifte- en betaaltermijnen opgesteld. Mis je deze dan kan dat tot extra kosten (boetes en vertragingsrente) leiden.
Als ondernemer ben je altijd zelf verantwoordelijk voor het doen van een juiste aangifte. Loopt de Belastingdienst tijdens een controle tegen fouten aan dan verzoeken ze je dit te corrigeren. Dat kan betekenen dat je de volledige aangifte opnieuw moet doen of bijvoorbeeld een aanvullende aangifte moet aanleveren. Ontdek je na het aangeven zelf een fout dan moet je dit altijd bij de Belastingdienst melden. Zelfs als de aangifteperiode nog niet is verstreken en je de fout direct kunt herstellen.
Salarisadministratie als bewijsmateriaal
Iedere werkgever in Nederland is verplicht een (salaris)administratie op te zetten en bij te houden. Hoe je dit inricht, op papier of digitaal, is aan jezelf. Eventuele afspraken hierover kun je met de Belastingdienst maken. Houd er bij je inrichting wel rekening mee dat de Belastingdienst jouw administratie binnen een redelijke termijn moet kunnen controleren op het moment dat ze daar naar vragen.
Je bent verplicht om bepaalde gegevens voor een langere periode te bewaren. Zo kan de Belastingdienst ook jaren later nog jouw administratie opvragen. De loonadministratie valt onder de basisgegevens en hier staat een bewaarplicht van 7 jaar voor. Zorg dus dat je deze gegevens veilig en lang genoeg opslaat.
Wanneer je administratie niet volledig is, of je bewaart het niet lang genoeg dan kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst maakt dan zelf een berekening van de kosten die je moet maken op basis van een eigen vermoeden. Dit kan behoorlijk afwijken van het bedrag waar jij op gerekend had. Wil je hier tegen in bezwaar gaan, dan moet jíj bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’. Alleen maar meer reden om je salarisadministratie op orde te hebben.
Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?
Zoals je inmiddels hebt gelezen, is het bijhouden van een goede salarisadministratie niet alleen heel belangrijk, maar ook een flinke klus. Je kunt ervoor kiezen om dit zelf op je te nemen of uit te besteden aan een andere partij. Daarbij is er de mogelijkheid om een administratiekantoor in te schakelen, of het volledige werkgeverschap uit te besteden door bijvoorbeeld te gaan payrollen. In dat geval heb je zelf helemaal geen omkijken meer naar de administratie.
Salarisadministratie in eigen beheer
Het belangrijkste voordeel van zelf je salarisadministratie doen, is het voorkomen van kosten. Behalve tijd ben je namelijk verder niets kwijt. Zeker wanneer je een programma als Excel gebruikt. Het risico is wel dat hier fouten insluipen. Je moet namelijk veel discipline opbrengen om alle administratie consequent en tijdig te verwerken. Daarom is het een optie om een salarissoftwarepakket aan te schaffen. Dit pakket waarschuwt onder andere als het tijd is om contracten te verlengen en neemt wettelijke wijzigingen automatisch mee in de betaling. Zo verklein je het risico op fouten enorm.
Weet wel dat deze software niet dé oplossing voor alles is. Je moet namelijk nog steeds veel weten van boekhouden en belastingen. Daarbij heb je zo’n systeem niet direct onder de knie. Ook blijft het alsnog verstandig om je te verdiepen in recente wet- en regelgeving. Zodat je zeker bent dat je geen subsidies misloopt. Bovendien zijn de kosten voor zo’n pakket hoog. In sommige gevallen kan het zelfs voordeliger zijn om de gehele administratie uit te besteden dan een salarissoftwarepakket te kopen.
Voordelen
✔️ Inzicht in je kosten
✔️ Besparen van geld
Nadelen
❌ Kost veel tijd
❌ Vraagt veel kennis
❌ Eventuele investering in dure software
Uitbesteden van salarisadministratie
Wil je meer tijd overhouden om te ondernemen? Of heb je geen zin in zoveel rompslomp? Dan is het een idee om de salarisadministratie uit handen te geven. Hiervoor kun je een administratiekantoor inschakelen. Zij neemt dan tegen een x-bedrag de administratie van je over. Maar de verantwoordelijkheid blijft nog steeds bij jou als werkgever. Een andere mogelijkheid is om te gaan payrollen. Hierbij neemt de payrollpartner niet alleen de administratie op zich, maar ook de volledige wettelijke verantwoordelijkheid.
Kies je voor de laatste optie dan weet je zeker dat de werknemers altijd een passend salaris krijgen volgens de laatste wet- en regelgeving. Er wordt bij het inschalen namelijk gekeken naar de cao en/of arbeidsvoorwaardenregeling die bij jou geldt. Daarnaast zorgt een payrollpartij dat ze voortdurend op de hoogte is van alle (wets-)wijzigingen. Daarbij hoef je zelf geen rekening meer te houden met zaken als contractverleningen of loonafschriften en jaaropgaven te maken. Dit neemt de payrollpartner allemaal van je over. Zelfs de opslag van de loonadministratie en daarmee de bewaarplicht die geldt vanuit de wet is hiermee geregeld.
Is dit het nou allemaal niet voor jou en heb jij alleen maar behoefte aan tijdelijke hulp? Dan is er nog een derde optie. Een uitzendbureau inschakelen. Ook hier ben je zelf geen werkgever en ligt alle administratieve verantwoordelijkheid bij iemand anders. Maar dit heeft nog een voordeel. Het uitzendbureau zal namelijk ook de werving en selectie van deze tijdelijke arbeidskrachten doen. Zo heb je helemaal nergens omkijken naar en krijg je de best passende kandidaten door intercedenten aangeleverd. Dit is vooral een reële optie als je op korte termijn en voor een relatief korte periode mensen zoekt.
Het grootste voordeel van uitbesteden is tijdbesparing. Niet alleen ben je van de administratieve handelingen en bijbehorende heisa af, je hoeft je ook niet te verdiepen in allerlei lastige wet- en regelgeving over arbeidsrecht.
Voordelen
✔️ Tijd om te ondernemen
✔️ Geen kennis nodig van wet- en regelgeving
✔️ Zeker van juiste administratie
✔️ Partner als helpdesk
✔️ Verantwoording overdragen
Nadelen
❌ Minder eigen inzicht
❌ Kost geld
Wat je uiteindelijk ook besluit, zelf doen of uitbesteden, bedenk dat het doen van de salarisadministratie niet eenvoudig is. Als werkgever moet je alle gegevens van het personeel vaststellen om het juiste salaris te bepalen. De arbeidsovereenkomsten moeten opgesteld, de loonstrookjes gemaakt en de aangifte tijdig gedaan. En dan hebben we het nog niet eens gehad over het verwerken en uitbetalen van de salarissen zelf. Daarbij mag je nergens fouten maken, want dat kan grote consequenties hebben. Zowel voor jou als de werknemer.
Twijfel je over de opties?
Wil je daarom eens vrijblijvend sparren met iemand om de beste mogelijkheden voor jouw salarisadministratie te bespreken? Neem dan contact op met een van onze accountmanagers. Zij kijken graag mee naar jouw situatie en adviseren wat het beste bij jou onderneming past.
Gerelateerde artikelen
Blog: payroll vs uitzenden: wat is het verschil en is het iets voor mij
Je bedrijf groeit en extra personeel kun je goed gebruiken. Maar de risico’s van werkgeverschap draag je liever (nog) niet. Er blijven dan nog verschillende personeelsoplossingen over. Denk bijvoorbeeld aan payrollen of uitzenden. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen deze twee? Dat zetten we in deze blog overzichtelijk voor je op een rij.
Tool: keuzehulp personeelsoplossingen
Je vraagt je af welke personeelsoplossing het beste past bij jouw situatie. Is een uitzendkracht de beste optie, of heb je meer behoefte aan payroll? Om hier meer inzicht in te krijgen, kun je onze keuzehulp gebruiken. Geef antwoord op de vragen en ontvang advies over hoe jouw personeelsvraag het beste in te vullen.