Wat kost personeel?
Voor iedere ondernemer is er een kritiek moment waarop hij overweegt werkgever te worden. Wanneer de zaken goed gaan en extra hulp welkom is, beginnen de eerste gedachten aan personeel te komen. Toch duiken maar weinig ondernemers direct bovenop het werkgeverschap. Logisch, want het is misschien wel de belangrijkste en meest verstrekkende investering die je als ondernemer kunt doen. Daarom nemen wij je in deze blog mee in de wereld van personeelskosten. Want als je die inzichtelijk hebt, is het een stuk makkelijker wikken en wegen.
Soorten (loon)kosten
Gemiddeld genomen zijn de totale loonkosten tussen de 120 en 130 procent van het brutosalaris van een werknemer. Om duidelijk te krijgen wat een werknemer precies kost, is het belangrijk om vooraf onderscheid te maken in de soorten loonkosten. Er zijn 4 categorieën waaronder je deze kunt verdelen.
1. Directe loonkosten
Het grootste deel van de loonkosten bestaat uit directe kosten. Dit bevat het brutosalaris, de vakantietoeslag en eventuele (niet van winst afhankelijke) eindejaarsuitkeringen. Veel organisaties volgen een cao waarin is vastgelegd wat de directe loonkosten zijn. Geldt er een cao, dan mogen de afspraken over arbeidsvoorwaarden en loon niet in strijd zijn met de wet. In de praktijk komen deze dus doorgaans neer op meer loon of vakantiedagen voor de werknemer. Wanneer een cao algemeen verbindend is verklaard dan geldt deze automatisch voor alle werkgevers en werknemers in de bedrijfstak
Zijn er geen geldende cao afspraken voor jouw organisatie? Ga dan minimaal uit van het wettelijk minimumloon. Het salaris mag namelijk nooit onder het wettelijk vastgestelde minimum liggen. Daarnaast ben je verplicht ieder jaar vakantiegeld te betalen. Dit is minimaal 8 procent van het bruto jaarloon.
2. Indirecte kosten
Indirecte loonkosten verschillen per bedrijf en zelfs per werknemer. Dit zijn kosten waar je misschien niet direct aan denkt, maar die standaard bovenop het salaris komen. Veel van deze kosten hebben te maken met de afgesproken secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit kan bijvoorbeeld een tegemoetkoming in de reiskosten zijn, of een leaseauto. Misschien krijgt de werknemer een telefoon van de zaak of is er een vergoeding afgesproken voor kinderopvang. Ook extra beloning bij overwerk valt onder deze kosten.
En wat denk je van toeslagen bij goed functioneren of het uitkeren van een bonus als iemand een werkjubileum viert. Natuurlijk heb je deze kosten niet iedere maand, maar je moet er wel rekening mee houden voor het moment dat je ze moet maken.
3. Verplichte premies en bijdragen
Denk hierbij bijvoorbeeld aan pensioenopbouw. Als werkgever ben je namelijk verantwoordelijk voor het pensioen van de werknemer. Meestal regel je dit door aan te sluiten bij een collectief pensioenfonds. Gemiddeld genomen betaalt een werkgever 2/3 deel van de pensioenpremie. Slechts hele grote organisaties nemen het volledige bedrag voor hun rekening. Maar ook een werkgeversheffing Zorgverzekeringswet komt bij jou te liggen. Per tijdvlak draag je per werknemer een percentage af, afhankelijk van het inkomen van de werknemer.
Hoewel de werknemer in feite de kosten zelf maakt, moet je zeker wel rekening houden met de loonheffingen aan de Belastingdienst. Je houdt de kosten van onder andere de loonbelasting in op het loon van de werknemer en draagt deze vervolgens af aan de Belastingdienst. Hetzelfde geldt voor de premies voor de volksverzekeringen (AOW, Anw, Wlz, AKW) en werknemersverzekeringen (ZW, WAO/WIA, WW). Dit zijn dan wel geen extra uitgaven, het is wel extra werk. En extra werk kost indirect altijd geld.
4. Overige kosten
Naast het salaris en de afgesproken vergoedingen, is er nog een kostenpost om rekening mee te houden. De kosten voor de tevredenheid van je personeel. Hoeveel je hieraan wilt besteden ligt volledig aan jezelf. Over het algemeen gaan werknemers er wel vanuit dat hun basisvoorzieningen worden vergoed. Denk bijvoorbeeld aan werkkleding, veiligheidsschoenen of een werkbroek. Maar ook de kosten voor huisvesting kun je op je nemen. Vergeet ook de kosten voor de werkplek niet. Iemand die op kantoor komt werken verwacht een volledig ingericht bureau en een schilder wil degelijke kwasten en een ladder.
Om de tevredenheid op een echt hoog niveau te krijgen, zijn er nog wat investeringen de moeite waard. Zo kun je bijvoorbeeld zorgen voor eten en drinken op de werkplek. Want iedereen wordt graag goed verzorgd. Daarbij doen personeelsuitjes en cadeautjes (bijvoorbeeld het Kerst-/eindejaarspakket) het over het algemeen ook goed. Daarnaast is het vooral aan te raden om geld te reserveren voor opleiding en ontwikkeling van werknemers. Hier heb je niet alleen zelf voordeel van (je krijgt immers een nog beter opgeleide werknemer), je laat ook aan de werknemer zien dat je in zijn toekomst wilt investeren.
Personeelskosten zijn dienstverband afhankelijk
Natuurlijk kun je niet zomaar voor iedere werknemer uitgaan van dezelfde kosten. Hoe hoog de kosten van personeel precies uitvallen, hangt af van de cao en de individuele afspraken die je met werknemers maakt. Je moet daarbij altijd rekening houden met de situatie. Zo speelt de leeftijd een grote rol, werkt niet iedereen fulltime en heb je verschillende soorten arbeidsovereenkomsten. Breng daarom alles voor jezelf goed in kaart voordat je de stap naar personeel zet.
Salarisadministratie
Je eerste werknemer aannemen is altijd spannend. En waarschijnlijk lopen de kosten dan ook flink op. Want je koopt alles voor de eerste keer. Hoe meer mensen je in dienst neemt, hoe natuurlijker het proces verloopt.
Houd er wel rekening mee dat je vanuit wet- en regelgeving als werkgever een flink aantal verplichtingen hebt. Denk daarbij aan het doen van loonaangifte bij de Belastingdienst en het bewaren van verschillende documenten. Het op orde hebben van de salarisadministratie is daarom cruciaal. Ga bij jezelf na of je voldoende kennis hebt om de salarisadministratie bij te houden. Zeker wanneer je meer personeel krijgt, kan dit nog wel eens onoverzichtelijk worden.
Twijfel je over het werkgeverschap?
Dat personeel een flinke investering is, heb je inmiddels vast begrepen. Maar goede werknemers zijn het waard. Gemotiveerde mensen kunnen je bedrijf laten groeien. Misschien twijfel je nog wel of het werkgeverschap wel echt bij je past. Zie je op tegen de kosten die je moet maken of is het uitvoeren van de salarisadministratie te hoog gegrepen? Dan kun je overwegen om te gaan payrollen. In dat geval krijg je wel de werknemers die je wilt, maar niet de bijkomende lasten. De payrollpartij neemt het werkgeverschap en de daar bijbehorende taken van je over zodat je op je gemak kunt wennen aan het hebben van personeel.
Een ander bijkomend voordeel is het vaste tarief. De payrollpartij rekent vooraf uit wat de kosten voor de werknemer zijn en jij weet voor de rest van het jaar precies wat jij aan deze werknemer kwijt bent. Wel zo overzichtelijk. En zeker handig als je zicht wilt krijgen op personeelskosten.
Wil je meer weten over het risicovrij werkgeverschap?
Laat je dan vrijblijvend informeren door een van onze accountmanagers. Neem contact op en plan een afspraak in om jouw situatie te bespreken.
Gerelateerde artikelen
Blog: salarisadministratie: wat is het en hoe ga je ermee om?
Salarisadministratie: als ondernemer met personeel krijg je er hoe dan ook mee te maken. Maar welke taken en verantwoordelijkheden komen hier nu precies bij kijken. Je leest het in deze blog.
Blog: personeel in dienst nemen: 8 meestgestelde vragen
Overweeg je om personeel in eigen beheer aan te nemen? Dan komen daar veel zaken bij kijken. Om een goede afweging te kunnen maken hebben we een lijst gemaakt met de meest gestelde vragen van ondernemers. Zo krijg jij een goed beeld waar je op moet letten en wat er bij komt kijken.